森林保護活動の一環として苗木を植林するプロジェクトを実施することになりました。お取引先や株主様には、当社から送付した「苗木を取り付ける木製プレート」にメッセージを書いて送り返していただき、我々がそれに苗木を取り付けて植林をする内容です。

しかし、このプレートの発送だけで約7,000件にも及び、約半数が返送されてくるものと想定した場合、発送するのはもちろん、希望者から返送されてきたものの受け取りや確認などを当社で対応するのは物理的にも人員的にも不可能です。そもそも、どのような方法で送り、返送していただくのか、発送方法や受取後の業務フローなど何から考えてよいかもわかりませんでした。

そこで、社内で真っ先に挙がった候補が藤ダイレクトさんでした。以前から当社の社長交代や役員改選などの挨拶状の作成から発送などをお願いしており、いつもきめ細やかな対応と丁寧で確実な仕事、そして個人情報の取扱いについても信頼がありました。

お取引先や株主様に送付するものですから、我々総務部員はあらゆることに本当に神経を遣いますが、藤ダイレクトさんであれば、私たちが心配することや求めることなどを良く理解されているという安心感があり、間違いないと思いました。

実施の約1年前から、仕様や発送手段、予算やスケジュール、業務フローに至るまで幾度となく意見交換をし、藤ダイレクトさんからのアドバイスによって当方では気づかなかった点が明らかになることも多くありました。

特に、藤ダイレクトさんの施設内に返送事務局を設ける「料金受取人払い」制度を提案していただいたことで、お取引先や株主様に送料負担をかけることなく返送していただけた他、返送分のリスト入力や受領報告、定期的に取りまとめて当社へお戻しいただくなどの業務フローもしていただき、プロジェクトのスムーズな実施に繋がりました。

また、当方の都合でプレートの生産と納品が遅れてしまったのですが、発送スケジュールへの影響を最小限にとどめていただけたのは本当に助かりました。